U kućnu dokumentaciju ubrajaju se: osobni dokumenti, medicinska dokumentacija, osiguranja automobila, osiguranja ljudi, uputstva za upotrebu i jamstva, financijski i porezni spisi. Da li znate gdje se vaši osobni dokumenti nalaze, na jednom jedinstvenom mjestu ili ih ostavljate gdje stignete, bez reda i logike?

Koliko dugo čuvati dokumentaciju

Glavno pitanje kod pohrane kućnih dokumenata je koliko dugo se moraju čuvati. Prije nego bacite bilo koji financijski ili pravni spis, obavezno provjerite kod računovođe i/ili odvjetnika smijete li to učiniti. U nastavku su neke okvirne smjernice:

  • Police osiguranje – osiguranje života za pet godina, a ostala osiguranja nakon 3 godine
  • Kupoprodajni ugovor – sve dotle dok posjedujete predmetnu imovinu
  • Dokumenti o ulaganjima – dok posjedujete navedenu imovinu
  • Dokumenti bitni za utvrđivanje i plaćanje poreza– ovisno o poreznom zakonu
  • Potvrde o plaćenom računu:

    • Kućanski aparati – sve dok ih posjedujete

    • Umjetnička djela – sve dok ih posjedujete
    • Odjeća – do isteka prava na povrat
    • Slipovi kreditnih kartica – dok ih ne usporedite s mjesečnim izvještajem
    • Namještaj – sve dok ga posjedujete
    • Radovi na kući/stanu –sve dok ste  vlasnik
    • Popravci u kući  – dok traje jamstvo
    • Računi za komunalne usluge – tekući i oni iz prethodne godine (prema Zakonuo obaveznim odnosima (NN 78/15) – zastara nastupa nakon godinu dana)

Jamstveni listovi

Jamstveni listovi i uputstva o upotrebi treba čuvati dok traje jamstvo, odnosno dok imate dotični kućanski aparat. Najbolje je da račun kupljene robe priložite uz jamstveni list. Također na dno aparata zalijepite naljepnicu s datumom isteka jamstvenog roka i telefonskim brojem servisa. U slučaju kvara lako ćete provjeriti je li aparat još po jamstvom.

Osobni dokumenti

Osobne i medicinske dokumente odvojite prema svakom članu obitelji. One najvažnije dokumente dobro je fotokopirati i njih odvojeno odložiti, kod odvjetnika, bliske osobe ili u bankovni sef, tako da u slučaju požara, provale ili neke druge nepredviđene situacije znate da su barem ti papiri sigurni.

Vrlo često zaboravimo na dokumente koje nosimo u lisnici – i oni se ubrajaju u kućnu dokumentaciju. Fotokopirajte osobne dokumente (osobna iskaznica, prometna i vozačka dozvola, zdravstvena iskaznica) i bankovne kartice koje nosite u lisnici i pohranite fotokopije zajedno s ostalim osobnim dokumentima.

Sortiranje

Odvojite jedno popodne i skupite sve dokumente na jednu hrpu. Pregledajte sve ladice, kutije, ormare i police, bilo gdje gdje ste možda zametnuli neki račun ili važan papir. Pregledajte da li vam svi ti papiri trebaju, da li imate još uvijek jamstvene listove od uređaja koje ste u međuvremenu bacili, da li imate police osiguranja od auta kojeg ste prodali, koliko kopija jednog te istog dokumenta imate itd. Dok prolazite kroz svaki komad papira, zapitajte se dva pitanja: Što bi se moglo dogoditi ako ne zadržim ovaj papir? Hoće li me to koštati više nego da ga zadržim? Kada prvi put organizirate svoje zapise, zapamtite ovo: kada ste u nedoumici, ne bacajte ga.

Pohrana

Idemo sada vidjeti gdje će te posloženu dokumentaciju odložiti, odnosno čuvati. Ako ćete koristiti ormarić, za svaku grupu dokumenata odredite posebnu ladicu ili dio ladice. Ako nemate dovoljno mjesta da vam ormarić bude u prostoru gdje se želite baviti kućnom dokumentacijom, držite dokumente u nekoliko prenosivih arhivskih kutija smještenih na nekoj polici. Tako ćete papire moći rješavati gdje god vam se sviđa, lako ćete ih odlagati i spremati i moći ćete se usredotočiti na zadatak po zadatak. Pri tome koristite pregradne kartone sa zastavicama kako bi imali vizualni dojam spisa. I nemojte zaboraviti označiti svaku ladicu ili kutiju koji se dokumenti u njoj nalaze. Tako ćete olakšati sebi, ali i ostalim članovima obitelji da prepoznaju gdje se što nalazi.

Kada ste jednom sve posložili, nemojte zaboraviti obavijestiti i članove obitelji kakav ste organizacijski sustav napravili. Objasnite im sustav odlaganja kako bi i oni mogli svaki papir spremiti na pravo mjesto.  

I za kraj, povremeno je potrebno pregledati sve te dokumente. Prema mom iskustvu, dovoljno je pola dana jednom godišnje za sređivanje sve dokumentacije. Nije puno, a daje stostruko jer vam pruža mir i sigurnost.